KI-Telefonassistent mit Infos von Ihrer Website und PDFs

Ein Telefonassistent ist nur so gut wie das, was er über Ihren Betrieb weiß. Fragt ein Anrufer, ob Sie auch Thermen warten, was eine Fensterreinigung ungefähr kostet oder ob das Hotel Hunde erlaubt, braucht der Assistent die Antwort irgendwoher. Bisher hieß das: Sie tippen Leistungen, häufige Fragen und Anfahrt in Felder ein. Seit Kurzem geht es auch anders: Der Assistent liest Ihre Website und Ihre PDFs und sieht während des Gesprächs darin nach.

Dieser Artikel erklärt, was dabei passiert, was Ihre Inhalte dafür brauchen, wo die Grenzen liegen und wie Sie prüfen, ob es funktioniert. Die Grundsätze gelten für jeden Assistenten, der mit eigenen Dokumenten arbeitet.

Warum die hinterlegten Angaben entscheiden

Ein seriöser Telefonassistent antwortet nur aus dem, was Sie ihm gegeben haben. Das ist keine Schwäche, sondern Schutz: Ein Assistent, der frei aus dem Internet oder aus dem Gedächtnis seines Sprachmodells antwortet, würde Ihren Kunden irgendwann Öffnungszeiten eines anderen Betriebs oder Preise von vor drei Jahren nennen.

Die Kehrseite: Was Sie nicht hinterlegen, kann er nicht beantworten. Dann bleibt ihm nur, einen Rückruf zu notieren. Das ist in Ordnung, aber jeder Rückruf wegen einer Frage, deren Antwort auf Ihrer Website steht, ist ein Rückruf zu viel.

Zwei Wege: eintippen oder lesen lassen

Eintippen. In der App gibt es Felder für Leistungen, häufige Fragen und Anfahrt. Das ist der richtige Ort für das, was Anrufer am häufigsten fragen, und für alles, was auf Ihrer Website nicht steht. Kurze, klare Sätze, ein Fakt je Zeile.

Lesen lassen. Sie geben die Adresse Ihrer Website an oder laden PDFs hoch, etwa eine Preisliste, eine Leistungsübersicht oder die Hausordnung. Der Assistent liest den Text, zerlegt ihn in Abschnitte und schlägt während eines Gesprächs darin nach, wenn ein Anrufer etwas fragt, das nicht in den Feldern steht. Für Betriebe mit vielen Leistungen oder langen Preislisten ist das der kürzere Weg.

Beide Wege ergänzen sich. Die Felder sind für das Wichtigste und für Korrekturen; die Website und die PDFs für die Breite.

Was von Ihrer Website gelesen wird

• Nur Ihre Website. Gelesen werden die Seiten unter der Adresse, die Sie angeben. Links zu anderen Websites, zu sozialen Netzwerken oder zu Portalen werden nicht verfolgt.
• Text, kein Bild. Was als Bild auf der Seite liegt, etwa eine fotografierte Speisekarte oder ein Preisschild als Grafik, kann der Assistent nicht lesen. Dasselbe gilt für Inhalte, die erst durch ein Skript im Browser entstehen; auf manchen Websites ist das der Fall, und dann meldet die App, dass sie kaum Text gefunden hat.
• Ihre Regeln gelten. Seiten, die Sie für Suchmaschinen gesperrt haben, lässt der Assistent aus.
• Seite für Seite abschaltbar. Nach dem Einlesen sehen Sie eine Liste der gelesenen Seiten und können einzelne ausschalten, zum Beispiel alte Aktionen oder die Karriereseite.

PDFs: Preisliste, Leistungsübersicht, häufige Fragen

Eine PDF ist oft die bessere Quelle als die Website, weil sie geordnet ist und nur das enthält, was Sie wollen. Voraussetzung: Der Text muss markierbar sein. Öffnen Sie die Datei und ziehen Sie mit der Maus über ein Wort. Lässt es sich markieren, kann der Assistent es lesen. Ist die PDF ein Scan oder ein Foto, geht es nicht; dann exportieren Sie das Dokument neu aus dem Programm, in dem es entstanden ist.

Tabellen werden zeilenweise gelesen. Eine Preisliste mit den Spalten „Leistung“ und „Preis“ funktioniert gut; eine Tabelle, deren Sinn sich nur aus der Farbe der Zelle ergibt, nicht. Große Dokumente teilen Sie besser auf: ein PDF je Thema statt eines Katalogs mit allem.

So bereiten Sie Ihre Inhalte vor

Der Assistent findet, was klar formuliert ist. Ein paar Regeln, die sich für Website und PDFs gleichermaßen lohnen:

1. Überschriften, die sagen, worum es geht. „Thermenwartung“ statt „Unsere Leistungen im Detail (Teil 2)“. Der Assistent nutzt Überschriften, um Abschnitte zuzuordnen.
2. Ein Fakt je Satz. „Die Thermenwartung kostet 120 € netto, inklusive Anfahrt in Graz.“ Nicht: „Preise auf Anfrage, siehe oben.“
3. Preise mit Einheit und Stand. Pro Stunde, pro Quadratmeter, pro Nacht; netto oder brutto; gültig ab wann.
4. Keine Widersprüche. Stehen auf der Website 17 Uhr und in der PDF 18 Uhr, weiß der Assistent nicht, was gilt. Räumen Sie das vorher auf.
5. Keine internen Notizen. Was in der PDF steht, kann am Telefon gesagt werden. Interne Kalkulationen, Lieferantenpreise oder Anmerkungen für Kollegen gehören nicht hinein.
6. Aktuell halten. Eine Website, die der Assistent liest, muss stimmen. Das ist ein guter Anlass, die Seite „Aktuelles“ von 2023 endlich zu löschen.

Was gar nicht hineingehört: Texte, die wie Anweisungen an einen Assistenten klingen („Antworte immer mit …“, „Ignoriere …“). Seriöse Assistenten filtern solche Stellen beim Einlesen aus, weil jemand sonst über eine manipulierte Seite das Verhalten am Telefon beeinflussen könnte. Prüfen Sie nach dem Einlesen, ob die App ausgeschlossene Stellen meldet.

Was der Assistent damit sagt und was nicht

Fragt ein Anrufer etwas, das in den Feldern nicht steht, sagt der Assistent einen kurzen Satz wie „Einen Moment, ich sehe kurz nach“, sucht in Ihren Quellen und antwortet aus dem, was er findet. Findet er nichts, sagt er das und nimmt einen Rückrufwunsch auf.

Was sich dadurch nicht ändert: Er sagt keine Termine zu, auch wenn auf der Website „Termine jederzeit möglich“ steht, und er verhandelt keine Preise. Eine Preisliste macht ihn auskunftsfähig, nicht entscheidungsbefugt. Was er grundsätzlich nicht tut, steht unter Alle Funktionen im Abschnitt „Was Tellondi bewusst nicht macht“.

Prüfen, bevor ein Kunde anruft

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass es schon klappen wird. Zwei Prüfungen, die wenige Minuten dauern:

• Die Probe in der App. Tippen Sie eine Frage ein, wie ein Kunde sie stellen würde: „Was kostet die Thermenwartung?“ Die App zeigt, welche Stellen der Assistent finden würde und wie gut der Treffer ist. Findet sie nichts, fehlt die Information oder sie steht unklar formuliert in der Quelle.
• Der Testanruf. Sprechen Sie im Browser mit Ihrem Assistenten und stellen Sie dieselbe Frage. So hören Sie, wie er die Antwort formuliert und ob die Überbrückung natürlich klingt.

Machen Sie beides mit den fünf Fragen, die Ihre Kunden am häufigsten stellen. Dann wissen Sie, was der Assistent kann, bevor es jemand anderer herausfindet.

Aktuell bleiben

Eine Website wird automatisch in regelmäßigen Abständen neu gelesen, und nach einer Änderung stoßen Sie das Einlesen in der App sofort an. PDFs ändern sich nicht von selbst: Eine neue Preisliste laden Sie als neue Datei hoch und entfernen die alte. Legen Sie sich dafür einen Termin in den Kalender, zum Beispiel zur jährlichen Preisanpassung.

Wo Tellondi hilft

Tellondi liest Ihre Website und Ihre PDFs: Sie geben die Adresse an oder laden Dateien hoch, etwa eine Preisliste, und fragt ein Anrufer danach, sieht der Assistent kurz nach und antwortet daraus. Was er finden würde, prüfen Sie vorher in der App, und mit dem Testanruf im Browser hören Sie es, bevor ein Kunde es hört. Was weder in Ihren Angaben noch in Ihren Quellen steht, erfindet er nicht, sondern nimmt einen Rückrufwunsch auf; Termine und Preise sagt er nie zu. Das Lesen von Website und PDFs ist in jedem Paket enthalten; was die Pakete unterscheidet, steht unter Preise. Wie Sie den Assistenten insgesamt einrichten, zeigt So funktioniert’s.