Objektanfragen am Telefon: Was Makler beim ersten Anruf klären

Ein neues Inserat geht am Freitagnachmittag online. Ab Samstag läutet das Telefon, und zwar nicht einmal, sondern zehnmal, oft während Sie gerade eine andere Wohnung zeigen. Jeder dieser Anrufer hat vermutlich noch zwei weitere Inserate offen und ruft dort auch an. Wer sich zuerst meldet, hat den Termin.

Objektanfragen am Telefon sind für Makler das, was für den Installateur der Rohrbruch ist: Sie kommen, wann sie wollen, und sie entscheiden über das Geschäft. Dieser Artikel zeigt, was Sie beim ersten Anruf wirklich brauchen, wie Sie Anrufer schnell einordnen und wie Sie sicherstellen, dass kein Rückruf verloren geht.

Zuerst: Um welches Objekt geht es?

Die scheinbar banale Frage ist die wichtigste. Wer mehrere Objekte inseriert hat, bekommt Anrufe, die mit „Ich rufe wegen der Wohnung an“ beginnen. Fragen Sie nach Adresse, Objektbezeichnung oder der Nummer aus dem Inserat, und notieren Sie es als Erstes. Ein Rückruf, bei dem Sie erst herausfinden müssen, welches Objekt gemeint war, beginnt mit einem schlechten Eindruck.

Hilfreich: Geben Sie jedem Objekt im Inserat eine kurze Kennung, etwa „Objekt 24“, und nennen Sie sie im Text. Anrufer nutzen sie von selbst.

Die Angaben für einen sinnvollen Rückruf

Das Ziel des ersten Anrufs ist nicht, alles zu klären, sondern einen guten zweiten Kontakt vorzubereiten. Dafür reichen wenige Angaben:

Angabe	Warum
Objekt	ohne das ist der Rückruf wertlos
Name und Rückrufnummer	für den Rückruf und für die Liste
Miete oder Kauf, ab wann	sortiert ernsthafte Anfragen von Neugier
Wunschzeit für eine Besichtigung	spart den dritten Anruf
Woher die Anfrage kommt	welches Portal oder welche Empfehlung, falls Sie das auswerten

Was Sie nicht am Telefon abfragen sollten: Einkommen, Finanzierung, Haushaltsgröße in allen Einzelheiten. Das gehört in das Gespräch bei der Besichtigung oder in das Formular, das Sie danach schicken. Wer beim ersten Anruf ausgefragt wird, legt auf.

Interessent, Eigentümer oder Mitbewerber?

Nicht jeder Anruf ist eine Objektanfrage. Drei Gruppen, die Sie beim ersten Satz unterscheiden sollten:

• Interessenten fragen nach einem Objekt. Sie wollen wissen, ob es noch frei ist, was es kostet und wann man es sehen kann.
• Eigentümer fragen nach Ihnen: ob Sie in ihrer Gegend verkaufen, was eine Bewertung kostet, wie Ihr Ablauf ist. Das sind die wertvollsten Anrufe, und sie gehen am leichtesten unter, weil sie nicht nach dem Inserat klingen. Fragen Sie bei jedem Anruf, ob jemand sucht oder anbietet.
• Andere Makler und Dienstleister fragen nach Zusammenarbeit oder bieten etwas an. Freundlich notieren, später entscheiden.

Eine Rückrufliste, in der diese drei Gruppen markiert sind, lässt sich am Montag in der richtigen Reihenfolge abarbeiten: Eigentümer zuerst, dann Interessenten nach Datum, dann der Rest.

Besichtigungstermine am Telefon

Einen Termin am Telefon fix zu machen, klingt effizient, geht aber oft schief: Der Kalender ist nicht offen, die zweite Interessentin hat schon dieselbe Zeit, und am Ende steht jemand vor der verschlossenen Tür. Besser:

1. Beim ersten Anruf zwei mögliche Zeiten des Interessenten notieren.
2. Beim Rückruf den Termin fix machen und schriftlich bestätigen, mit Adresse, Uhrzeit und Ihrer Nummer.
3. Bei gefragten Objekten Sammelbesichtigungen anbieten: ein Zeitfenster, mehrere Interessenten, ein Weg.

Sagen Sie am Telefon nie „Ja, Samstag um 10 passt“, wenn Sie nicht gerade in den Kalender sehen. Ein Termin, den Sie zurücknehmen müssen, kostet mehr Vertrauen als ein Rückruf, der zwei Stunden dauert.

Wochenende und Abend

Inserate werden abends und am Wochenende gelesen, also kommen die Anrufe dann. Für ein kleines Büro heißt das: Entweder jemand hat Dienst, oder die Anrufe landen auf der Mobilbox, wo viele Interessenten nichts hinterlassen und beim nächsten Inserat weiterziehen. Eine Ansage, die sagt, dass Sie am Montag bis 10 Uhr zurückrufen, hilft; eine Person oder ein Assistent, der Objekt, Name und Nummer aufnimmt, hilft mehr. Wie Sie Ansage und Rufumleitung für diese Zeiten einrichten, steht im Artikel Erreichbar nach Feierabend.

Anfragen nicht verlieren: ein Eingang, ein Status

Das größte Risiko ist nicht der verpasste Anruf, sondern der notierte, der auf einem Zettel im Auto bleibt. Legen Sie einen einzigen Ort fest, an dem jede Anfrage landet: ein Buch, eine Tabelle, Ihr Maklerprogramm. Jede Anfrage bekommt Datum, Objekt, Kontakt und einen Status: offen, zurückgerufen, Besichtigung vereinbart, erledigt. Am Montag und am Donnerstag gehen Sie die offenen durch. Mehr braucht es nicht, aber das braucht es.

Rückruf am selben Tag. Wer sich am Tag der Anfrage meldet, bekommt den Termin. Wer sich nach drei Tagen meldet, bekommt oft: „Danke, wir haben schon etwas gefunden.“ Legen Sie für sich fest, dass jede Anfrage am selben Werktag einen Rückruf bekommt, und wenn es nur die Nachricht ist, wann Sie Zeit haben.

Checkliste für die Objektanfrage am Telefon

• Jede Anfrage beginnt mit der Frage nach dem Objekt.
• Name, Rückrufnummer, Miete oder Kauf, ab wann: immer notiert.
• Wir fragen, ob jemand sucht oder anbietet, und markieren Eigentümer.
• Besichtigungen werden beim Rückruf fix gemacht und schriftlich bestätigt.
• Alle Anfragen stehen an einem Ort mit Status.
• Jede Anfrage bekommt am selben Werktag eine Rückmeldung.
• Für Abend und Wochenende ist geregelt, wer abhebt oder wohin umgeleitet wird.

Wo Tellondi hilft

Tellondi nimmt Anrufe auf Ihre Inserate an, während Sie eine Wohnung zeigen, und auch, wenn auf ein neues Inserat mehrere Interessenten gleichzeitig anrufen. Er fragt mit Ihren eigenen Fragen, um welches Objekt es geht und wann eine Besichtigung passen würde, und notiert Name, Rückrufnummer und Anliegen; jedes kommt sofort per E-Mail. Ob jemand sucht oder verkaufen will, legen Sie als eigene Frage fest, und Sie können festlegen, dass ein Eigentümer, der verkaufen möchte, als dringend markiert wird und oben in der Inbox steht. Fragen zu Objekten beantwortet er aus Ihren Angaben; Besichtigungstermine sagt er nicht zu, sondern notiert den Wunsch, fix wird der Termin mit Ihnen oder über eine Anbindung an Ihr System. Am Handy rufen Sie zwischen zwei Terminen direkt aus dem Anliegen zurück. Mehr dazu auf der Seite Immobilienmakler.