Lohnt sich ein KI-Telefonassistent? Ein Rechenbeispiel

Ein KI-Telefonassistent kostet jeden Monat Geld, ob er gebraucht wird oder nicht. Die Frage, ob er sich lohnt, lässt sich deshalb nicht mit „ja“ oder „nein“ beantworten, sondern nur mit Ihren Zahlen. Dieser Artikel rechnet ein Beispiel vor, mit allen Annahmen offen, damit Sie die Werte durch Ihre eigenen ersetzen können. Und er sagt am Ende ehrlich, für wen sich ein Assistent nicht rechnet.

Was ein Assistent im Einzelnen kostet, steht im Artikel Was kostet ein KI-Telefonassistent?. Hier geht es um die andere Seite: den Nutzen.

Die Rechnung in drei Posten

Auf der Kostenseite steht im Wesentlichen das Monatspaket. Auf der Nutzenseite stehen drei Dinge, die sich unterschiedlich gut beziffern lassen:

1. Aufträge, die sonst verloren gehen, weil ein Anrufer niemanden erreicht und beim nächsten Betrieb anruft.
2. Zeit, die Sie nicht mehr am Telefon verbringen, weil Anrufe aufgenommen sind, bevor Sie zurückrufen.
3. Unterbrechungen, die wegfallen, weil Sie entscheiden, wann Sie zurückrufen, statt dass das Telefon entscheidet.

Der erste Posten ist der größte und der unsicherste. Der zweite lässt sich gut schätzen. Der dritte ist schwer in Euro zu fassen, aber für viele Inhaber der Grund, überhaupt nachzudenken.

Posten 1: Was es kostet

Nehmen wir das Beispiel eines Betriebs mit zwei Personen, bei dem das Telefon tagsüber oft nicht angenommen werden kann. Für ihn passt bei Tellondi das Paket Team: 99 € netto im Monat für 500 Minuten, was bei rund zwei Minuten je Anruf für etwa 250 Anrufe reicht. Die Telefonnummer des Assistenten ist enthalten, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Dazu kommt, was Ihr Netzbetreiber für die Rufumleitung verlangt; das hängt von Ihrem Tarif ab und steht unter Rufumleitung einrichten.

Für das Beispiel rechnen wir mit 100 € im Monat, großzügig gerundet.

Posten 2: Zeit am Telefon

Annahmen, die Sie anpassen sollten:

• Der Betrieb bekommt 12 Anrufe am Arbeitstag, die Hälfte davon in Momenten, in denen gerade gearbeitet wird.
• Ein Anruf dauert 3 Minuten, dazu kommen 2 Minuten für Händewaschen, Zettel suchen und den Wiedereinstieg in die Arbeit.
• Eine Arbeitsstunde ist dem Betrieb 50 € wert, also der Betrag, den er für die Zeit verrechnen könnte oder den eine Aushilfe kosten würde.

Gerechnet: 6 ungünstige Anrufe am Tag mal 5 Minuten sind 30 Minuten täglich, in 21 Arbeitstagen rund 10 Stunden im Monat, also 500 €. Wird ein Teil dieser Anrufe vom Assistenten aufgenommen und gesammelt zurückgerufen, spart der Betrieb nicht die ganze Zeit, denn zurückgerufen wird ja trotzdem. Aber der Rückruf ist kürzer, weil das Anliegen schon dasteht, und er liegt zu einer Zeit, die der Betrieb wählt. Rechnen Sie vorsichtig mit der Hälfte: 250 € im Monat.

Wer einen Mitarbeiter im Büro hat, der ohnehin abhebt, spart hier weniger. Dann zählt eher, was passiert, wenn dieser Mitarbeiter in der Mittagspause oder im Urlaub ist.

Posten 3: Verpasste Anrufe

Hier ist die Spanne am größten. Annahmen:

• Von den 12 Anrufen am Tag gehen 2 verloren: Der Anrufer legt auf, spricht nichts auf die Mobilbox und ruft nicht noch einmal an.
• Von diesen verlorenen Anrufern wäre jeder zehnte ein neuer Auftrag geworden.
• Ein Auftrag bringt dem Betrieb nach Material und Fahrt 300 €.

Gerechnet: 2 verlorene Anrufe mal 21 Tage sind 42 im Monat, davon jeder zehnte ein Auftrag, also rund 4 Aufträge, mal 300 € sind 1.200 € im Monat. Ein Assistent fängt nicht jeden dieser Anrufer auf; manche legen auch bei einer KI auf. Rechnen Sie wieder vorsichtig mit der Hälfte: 600 € im Monat.

Wie Sie an Ihre eigenen Zahlen kommen, mit einer Woche Zählen in der Anrufliste, steht im Artikel Verpasste Anrufe im Handwerk.

Das Beispiel zusammengeführt

Posten	Annahme	im Monat
Kosten Paket und Umleitung	Paket Team, gerundet	−100 €
Gesparte Zeit	10 Stunden zu 50 €, davon die Hälfte	+250 €
Gewonnene Aufträge	4 Aufträge zu 300 €, davon die Hälfte	+600 €
Ergebnis		+750 €

Das Beispiel ist bewusst vorsichtig gerechnet und trotzdem deutlich. Der Grund: Schon ein einziger zusätzlicher Auftrag im Monat deckt bei den meisten Betrieben das Paket. Alles darüber ist Gewinn, die gesparte Zeit kommt dazu.

Was das Beispiel nicht enthält: die Zeit, die Sie zum Einrichten brauchen, ein paar Minuten für Angaben und die Rufumleitung; und die Zeit, die Sie künftig für das Lesen der Anliegen brauchen, die aber kürzer ist als das Telefonat. Nicht enthalten ist auch, dass ein zufriedener Kunde wiederkommt, und ebenso wenig, dass Sie bei vollem Kalender nicht jeden Auftrag annehmen könnten.

Wann es sich nicht lohnt

Ehrlich gesagt gibt es Betriebe, für die die Rechnung nicht aufgeht:

• Wenige Anrufe. Bei zwei oder drei Anrufen am Tag, die Sie meist selbst annehmen, ändert ein Assistent wenig. Eine gute Ansage auf der Mobilbox und ein fester Rückruf reichen. Ob das bei Ihnen so ist, zeigt der Artikel Mobilbox oder KI-Assistent.
• Jemand hebt ohnehin ab. Ein Büro mit einer Person, die den ganzen Tag erreichbar ist und selten im Gespräch, braucht den Assistenten höchstens als Ersatz für Pause und Urlaub.
• Anrufe, die sofort eine Entscheidung brauchen. Wenn der Wert eines Anrufs daran hängt, dass Sie in diesem Moment zusagen, etwa bei Aufträgen, die der Anrufer sonst in derselben Minute woanders vergibt, hilft ein Assistent, der nur notiert, nur begrenzt.
• Kunden, die eine KI ablehnen. In manchen Branchen und bei manchen Kundengruppen ist das so. Hören Sie darauf, wenn Ihre Kunden es Ihnen sagen.
• Berufe mit Verschwiegenheitspflicht. Für Ordinationen, Kanzleien und Steuerberatung gelten besondere Regeln; dafür ist Tellondi nicht ausgelegt.

So prüfen Sie es für Ihren Betrieb

1. Eine Woche zählen. Jeden Abend in die Anrufliste: Wie viele Anrufe kamen, wie viele haben Sie verpasst, wie viele davon haben nichts hinterlassen?
2. Ihre Werte einsetzen. Stundensatz, Wert eines Auftrags, Anteil der Anrufer, die neue Kunden wären. Lieber zu niedrig als zu hoch.
3. Einen Monat probieren. Mit monatlicher Kündigung riskieren Sie ein Paket. Zählen Sie in diesem Monat, wie viele Anliegen der Assistent aufgenommen hat und wie viele davon Aufträge wurden. Dann wissen Sie es, statt es zu schätzen.

Bevor ein Kunde ihn hört: Sprechen Sie im Testanruf selbst mit Ihrem Assistenten. Rufen Sie an, wie Ihre Kunden anrufen, und hören Sie, wie er nachfragt und was er bei einer Frage sagt, die er nicht beantworten kann. Erst dann entscheiden.

Wo Tellondi hilft

Bei Tellondi können alle drei Pakete dasselbe; sie unterscheiden sich nur in den Minuten: Solo mit 150 Minuten für rund 75 Anrufe, Team mit 500 Minuten für rund 250 und Business mit 1.200 Minuten für rund 600, alle monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr, mit eigener Nummer. Gezählt wird nur die Gesprächszeit ab dem KI-Hinweis, je angefangene Minute; Spam, Testanrufe und Störungen zählen nie. Sind die Minuten aufgebraucht, hören neue Anrufer, dass Sie zurückrufen, und nachgebucht wird nichts ohne Ihr OK. Konto und Assistent richten Sie ohne Paket ein und sprechen im Browser mit ihm, sobald Sie eines gewählt haben. Alle Preise und Zählregeln stehen unter Preise.